Reglamento para Expositores
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1. Definición de términos
Juárez Avanza, el evento, se llevará a cabo del 22 al 24 de septiembre de 2006, en el Centro Comercial Las Misiones. El evento es coordinado por Plan Estratégico de Juárez, A.C. De ahora en adelante se utilizará el término “ORGANIZADORES” para referencia de Plan Estratégico de Juárez, y cada uno de los empleados, representantes, agentes y otros afiliados a menos que se estipule lo contrario. “EXPOSITOR” se refiere a la institución, asociación civil, compañía o persona representante o empleados, directores, accionistas, contratistas, agentes o representantes que estén relacionados al espacio de exhibición en renta o préstamo y acordado en este reglamento.
2. Aceptación de este reglamento
Este reglamento es efectivo a partir de la firma de un representante de la entidad expositora y de la compañía organizadora.
3. Acreditación de expositores
Los expositores asisten por invitación de los organizadores y por su relación con el tema del evento. Todos los productos y servicios o publicidad que se exhiban deberán estar relacionados con el evento. Los organizadores se reservan el derecho de retirar los productos y/o publicidad que ellos consideren inapropiados.
4. Costo del espacio
Los organizadores cobrarán a los expositores una cuota de recuperación por $600.00 (SEISCIENTOS PESOS 0/100) correspondientes a la renta de equipo y mobiliario durante los tres días de duración del evento para lo cual extenderán los recibos correspondientes para la deducción de impuestos del expositor.
5. Asignación de espacios
El método de asignación de espacios será determinado por el coordinador general de los organizadores buscando las mejores ventajas para el evento y podrá cambiar en caso de que el coordinador lo considere necesario. La asignación del espacio en este evento no creará antecedentes para futuros eventos similares.
6. Uso del espacio
El expositor no podrá asignar, compartir, subcontratar el total o parte del espacio asignado por los organizadores, o tener representantes, productos, equipo, anuncios o papelería que no sea de la compañía expositora sin consentimiento previo de los organizadores.
7. Tamaño del espacio asignado
Los organizadores entregarán a cada expositor un plano con las medidas del espacio asignado a cada particular, ubicación dentro del Centro Comercial, letrero al frente con el nombre de la compañía, mesa con mantel/cubremantel, dos sillas, inclusión de logo en toda la publicidad del evento, acceso a Internet, instalación eléctrica y enchufes.
8. Instalación
Los módulos deberán estar listos para el evento a más tardar tres horas antes de la ceremonia de inauguración de la Feria, que está programada tentativamente a las 12:00 horas del 22 de septiembre de 2006, en caso de algún cambio, los organizadores darán a conocer la nueva fecha con suficiente tiempo Las Misiones facilitará la entrada a instalar equipo desde el 21 de septiembre a partir de las 18:00 horas con las siguientes restricciones:
- No se permite clavar paredes, perforar pisos, introducir material de construcción, mover o desarmar equipo o mobiliario del Centro Comercial, clavar ni colgar lonas o mantas fuera de las permitidas.
- El centro comercial se compromete a brindar todo el apoyo a personal externo para realizar su trabajo dentro de sus instalaciones, con el fin de agilizar el montaje de la logística del evento.
9. Ocupación del espacio
Todos los módulos deberán tener personal atendiendo el espacio una hora antes de que empiece el evento y hasta que se declare oficialmente inaugurado el evento, el horario del evento es de 12:00 a las 20:00 horas de los días 22, 23 y 24 de septiembre, en ningún momento los módulos deberán estar desatendidos o abandonados.
10. Cancelación del evento
En caso de que los organizadores tengan que cancelar el evento debido a circunstancias que escapan del control de los organizadores tales como emergencia civil, motín, huelga, causas de fuerza mayor, actos de la naturaleza, etc., los organizadores definirán una fecha posterior para llevar a cabo el evento y los expositores no tendrán que hacer pagos adicionales, en caso de que el expositor no desee participar se deducirán los gastos realizados y si hubiera algún excedente se le reembolsará a cada expositor.
11. Uso de áreas comunes
La distribución de muestras y publicidad impresa queda restringida a los módulos correspondientes a cada compañía. Cada expositor está de acuerdo en exponer la publicidad y productos correspondientes de su representación únicamente. Todos los productos o servicios deberán estar expuestos de una manera que no obstruya la vista de los otros módulos, ocasione daños a terceros o perjudique la exhibición de los módulos vecinos.
12. Material de publicidad y promoción
Los expositores autorizan a los organizadores a incluir en toda la publicidad relacionada con el evento los nombres y logotipos de sus instituciones o empresas. Los organizadores no serán objeto de demanda en caso de errores en los nombres de las compañías, publicados en los diferentes medios.
13. Derechos Reservados
Los expositores no deberán usar o permitir el uso o la actuación, distribución de ningún material de derechos reservados en el evento a menos que haya obtenido los permisos necesarios y pagado los derechos correspondientes.
14. Cumplimiento de la ley
Las leyes federales, estatales y municipales deberán ser observadas estrictamente.
15. Uso de equipos de sonido
El uso de equipos de sonido están permitidos pero serán controlados por los organizadores, se podrán utilizar únicamente durante los recesos de los grupos musicales y moderadores contratados para el evento. Queda estrictamente prohibido utilizar algún tipo de espectáculo tipo carnaval, con animales o personas, megáfonos, cornetas y otros artefactos para crear sonidos.
16. Servicios de contratistas
La contratación de personal externo para instalar módulos será permitida mediante la autorización por escrito del coordinador general.
17. Representantes de expositores
Se acreditarán dos personas por módulo para cada expositor mediante la entrega de gafetes. En caso de requerir un número mayor de gafetes, se cobrarán por separado.
18. Cuidado del espacio de exhibición
El expositor pagará a la brevedad posible, por cualquier daño realizado en perjuicio del espacio utilizado para exhibición o espacios relacionados como estacionamiento, entradas, etc., hecho por sus representantes, empleados, contratistas o agentes.
19. Permisos e impuestos
Los organizadores serán responsables por tramitar los permisos correspondientes para llevar a cabo el evento. Los expositores serán responsables de obtener las licencias, permisos o aprobaciones necesarias para realizar sus labores dentro del festival.
20. Seguros y riesgos
El expositor asume la responsabilidad de todos los riesgos que puedan resultar del o relacionados con el evento, incluyendo, sin limitar, robo, pérdida, daños o heridas (incluyendo la muerte), en la propiedad, negocios, utilidades del expositor, causadas por negligencia, actos intencionales, accidentes, actos de la naturaleza o similares. El expositor tiene la responsabilidad por su propiedad (guardada o no en cualquier área de cortesía asignada por los organizadores), incluyendo cualquier deducible que pidan las compañías de seguros. Ni los organizadores, ni Centro Comercial Las Misiones acepta responsabilidad, ni es una entidad sujeta de fianzas y otro tipo de demanda, por propiedades entregadas del o al expositor. Ni los organizadores, ni Centro Comercial Las Misiones, ninguno de sus empleados, representantes, contratistas, directores, accionistas, agentes o voluntarios, puede ser objeto de demanda, y el expositor en este documento los libera de cualquier futura disputa o demanda al respecto de cualquiera de los riesgos, daños o responsabilidad descritos en este párrafo.
21. Incorporación de reglas y regulaciones
Cualquier detalle pertinente al evento que no haya sido incluido en este documento o en las reglas o regulaciones descritas aquí, podrán ser sujetas al criterio del organizador. El organizador podrá adoptar nuevas reglas o regulaciones periódicamente para atender asuntos precisos y podrá realizar enmiendas o revocaciones en cualquier momento, dando un tiempo razonable de aviso al expositor.